La apertura y mantenimiento de una empresa no solamente consisten en estar vendiendo, facturando o en buscar clientes. Detrás de cada actividad económica que se realiza, hay un marco legal que termina condicionando decisiones que se toman: hablamos de la constitución de la sociedad, los impuestos que vamos a presentar, la forma en la que contratamos al personal o hasta cómo se protegerán los datos de la clientela y/o las obligaciones que tenemos frente a los trabajadores.
Muchas empresas, en especial cuando están en las etapas iniciales, ven las normas como un laberinto. Lo cierto es que tener un conocimiento de las reglas básicas y disponer de asesoramiento profesional cuando la situación lo necesite puede evitar sanciones, retrasos y conflictos que terminan afectando de manera directa a la continuidad del negocio.
Motivos por los que hay que prestar atención a la normativa
Bastantes negocios conocen la importancia de cumplir las normas cuando aparecen los problemas: inspección, reclamación de un cliente, discrepancia con Hacienda, conflicto laboral o multa debido a un tema administrativo. La normativa no debería gestionarse únicamente cuando se produce una incidencia.
Desde el momento en que se constituye la empresa, hay que tener claras las obligaciones correspondientes a la forma jurídica que hayamos elegido, la actividad económica que se realice, el número de trabajadores o el sector en el que operemos.
Una pequeña empresa de servicios no tiene las mismas necesidades que una sociedad industrial o un autónomo que trabaje con varios colaboradores.
Justo aquí es donde tener el asesoramiento especializado marca la diferencia. Las asesorías modernas realizan un acompañamiento integral en temas fiscales, contables, laborales y jurídicos para empresas y autónomos. En Ortega y Obregón Asesores defienden el compromiso y la confianza como unos aspectos fundamentales en la relación asesoría/cliente, y es que al final debe haber una relación en la que se encuentren soluciones a cada caso.
No solamente se trata de estar delegando las decisiones en un tercero; hay que comprender qué obligaciones existen, riesgos que pueden aparecer y qué documentación se debe actualizar.
Los negocios que conocen bien sus deberes legales pueden tomar decisiones más seguras y concentrarse en crecer.
¿Qué forma jurídica es la mejor?
Lo primero que debemos hacer antes de facturar es elegir de qué forma se desarrollará la actividad. Esta decisión tiene importantes consecuencias fiscales, mercantiles, laborales y de responsabilidad a nivel patrimonial.
Las opciones más habituales son:
Autónomo o trabajador por cuenta propia
Una fórmula sencilla para comenzar una actividad, pero el patrimonio personal responde ante una serie de deudas profesionales.
Sociedad Limitada
Se separa en mayor medida el patrimonio de la empresa del personal, aunque exige que se cumpla con una serie de obligaciones en el terreno mercantil y contable más completas.
Sociedad Anónima
Se usa en proyectos de mayor tamaño o cuando es necesario que exista una estructura societaria de mayor complejidad.
Comunidad de bienes o sociedad civil
Puede encajar con algunos negocios compartidos, aunque ello también implica una serie de responsabilidades compartidas entre los socios.
Hay que tener claro que la elección que se tome no va a ser para siempre, ya que una empresa puede cambiar de forma jurídica según va creciendo. Eso sí, es conveniente analizarla con antelación, ya que afecta a la tributación, contabilidad, contratación, responsabilidad de socios o hasta a la forma en la que se toman decisiones.
Pensemos que cada tipo de sociedad tiene una serie de obligaciones en el terreno registral. Las sociedades mercantiles, por ejemplo, se tienen que inscribir en el Registro Mercantil, así como mantener sus libros contables e ir depositando sus cuentas anuales cuando sea necesario.
De no hacerse, ello puede generar sanciones y complicar operaciones a futuro, como obtener financiación o la venta de participaciones.
Obligaciones fiscales: más allá de presentar impuestos
Uno de los ámbitos que más suelen preocupar a las empresas es el fiscal. Las obligaciones tributarias no se limitan solo a presentar declaraciones: incluyen llevar una contabilidad adecuada, conservar justificantes, emisión de facturas conforme a la normativa, aplicar bien los impuestos y responder a los requerimientos de la Administración.
Uno de los errores más habituales es tratar la fiscalidad como una obligación anual. Realmente, la planificación fiscal se debe hacer durante todo el ejercicio: revisando inversiones, pagos fraccionados, gastos deducibles, operaciones con proveedores y demás decisiones que puedan tener impacto tributario.
Si se tiene una buena organización, se evitan las sorpresas de tesorería y se aprovechan las deducciones o beneficios aplicables sin incurrir en riesgos.
Contabilidad: la base para tomar decisiones y cumplir la ley
Algo que hay que tener claro es que la contabilidad no es solamente un trámite para Hacienda. Estamos ante una herramienta con la que es posible conocer de verdad la situación real del negocio: cuánto se debe, lo que se puede cobrar, los gastos que se generan y si la empresa cuenta con capacidad para poder asumir nuevas inversiones.
Para toda empresa es necesario que lleve una contabilidad ordenada y ajustada a las normas que sean aplicables.
Cuando hablamos de las sociedades, esto incluirá la elaboración de las cuentas anuales, la memoria y, en algunos supuestos, otros documentos como el estado de flujos de efectivo o el estado de cambios en el patrimonio neto.
Los problemas aparecen cuando la contabilidad se deja para el final del trimestre o del año. En esos momentos, es más complicado reconstruir operaciones, localizar justificantes y corregir errores.
Lo mejor que se puede hacer es actualizar los registros de manera periódica e ir revisando las conciliaciones bancarias regularmente.
Relaciones laborales: contratar bien evita que se produzcan conflictos
Cuando las empresas contratan, se asume una serie de obligaciones que van más allá de la firma de un contrato. Todo esto lo regulan el Estatuto de los Trabajadores, los convenios colectivos aplicables, la Seguridad Social y las normas en materia de prevención de riesgos.
Los conflictos debemos tener claro que aparecen cuando hay desajustes que se podían haber evitado: contratos que se definieron mal, retrasos en las nóminas, poca información sobre los convenios, gestión deficiente de los despidos o desconocimiento de los plazos legales.
Desde la asesoría laboral se ayuda a revisar contratos, calcular costes, gestionar altas y bajas, así como preparar finiquitos y actuar de forma correcta cuando aparece una reclamación.
Protección de datos: una obligación que afecta a casi todas las empresas
Estamos ante un tema que no está reservado solo para las grandes compañías tecnológicas. Toda empresa que recoja datos de clientes, empleados, proveedores o candidatos deberá cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos y la normativa española.
En el campo laboral, el empleador actúa como responsable del tratamiento de los datos de los trabajadores. Por este motivo, deberá informarles con transparencia sobre cómo se tratan los datos, usando un lenguaje claro y accesible.
No es solo contar con una política de privacidad en la web. La protección de datos se debe integrar en los procesos internos: facturación, selección de personal, marketing, videovigilancia, utilización de correos electrónicos, gestión de incidencias y relación con los clientes.
Contratos comerciales: prevenir es más barato que litigar
Las relaciones deben quedar reflejadas por escrito siempre que sea necesario. Los acuerdos verbales funcionan durante un tiempo, pero si se produce un desacuerdo, es más complicado demostrar qué se pactó y en qué condiciones.
Se hace necesario tener claro que los contratos bien redactados deben definir claramente el objeto, precio, plazos, formas de pago, garantías, responsabilidad por los retrasos, defectos, causas de resolución y el procedimiento para la resolución de los conflictos.
No es necesario que cada relación comercial sea un documento demasiado extenso, pero sí es conveniente evitar cláusulas ambiguas, compromisos sin límite de tiempo y condiciones que no se ajusten a la realidad operativa del negocio.
Consumidores y clientes: unos derechos que no se pueden ignorar
Cuando la empresa vende a los consumidores, es necesario atender a las normas relativas al consumo. La relación con los clientes particulares está sujeta a unas reglas más protectoras que las que hay entre empresas.
Una gestión deficiente de una reclamación puede acabar en una denuncia ante una oficina de consumo, una sanción administrativa o un procedimiento judicial. Por este motivo, lo mejor es tener protocolos claros para poder atender las incidencias, registrar comunicaciones y poder responder dentro de los plazos.
Propiedad intelectual e industrial: proteger lo que diferencia a la empresa
Bastantes empresas dedican tiempo y recursos a la creación de la marca, un diseño, el software, contenido original o un proceso propio. Cuando no se tiene la protección adecuada, estos activos se pueden usar por terceros sin autorización.
Dependiendo de la clase de activo, ello se puede aplicar a varias figuras:
- Marca: protegiendo los signos distintivos que permiten identificar productos y servicios.
- Patente: protege invenciones que cumplen requisitos legales de novedad, actividad inventiva, etc.
Modelo de utilidad
Protege algunas invenciones de menor rango inventivo.
Diseño industrial
Protege la apariencia externa del producto.
Derechos de autor
Protegen las creaciones originales como software, textos, música, contenidos audiovisuales.
No olvidemos que, además del registro de activos, cuando sea necesario, la empresa tiene que cuidar los contratos con los trabajadores, freelancers y proveedores.
Es fundamental definir quién conserva los derechos sobre las creaciones que se hagan en una colaboración profesional.
Ciberseguridad y digitalización: nuevos riesgos legales
La digitalización amplió las obligaciones de las empresas. No basta con proteger físicamente los locales o documentos en papel: se deben cuidar los sistemas informáticos, copias de seguridad, acceso remoto, contraseñas o los datos que se alojan en la nube.
Los incidentes de ciberseguridad pueden acabar teniendo consecuencias legales si los datos personales quedan comprometidos, se interrumpe la actividad o afecta a clientes o proveedores. Por este motivo, es necesario que se establezcan medidas básicas tales como:
- Uso de contraseñas seguras y autenticación en dos pasos.
- Realizar copias de seguridad periódicas.
- Actualizar sistemas y programas.
- Control de accesos dependiendo del puesto de trabajo.
- Formación básica del personal en materia de fraude y el phishing.
- Puesta en marcha de un protocolo de actuación ante los posibles incidentes y posibles brechas de seguridad.
La ciberseguridad no elimina todos los riesgos, pero se reduce la probabilidad de que haya incidentes y hace que sea más sencillo demostrar que la empresa adopta medidas que son razonables.
¿Qué debemos hacer cuando hay un problema legal?
No hay empresa que esté libre de conflictos. Pueden aparecer impagos, disputas con los proveedores, reclamaciones de clientes, inspecciones laborales, etc. Lo más importante es que se actúe rápidamente y con criterio.
Lo mejor cuando haya problemas de este tipo es:
- Conservar la documentación
- No responder de manera impulsiva
- Identificación de los plazos
- Análisis del riesgo real
- Buscar asesoramiento profesional.
Prevenir es la mejor estrategia. Para ello se deben revisar los contratos, actualizar las políticas internas, mantener la documentación ordenada y revisar de manera periódica el cumplimiento de las normas, lo que reduce la probabilidad de que haya conflictos.
¿Cuáles son las mejores prácticas para que una empresa esté al día?
El cumplimiento de las normas no debe ser una carga imposible. Con cierta organización, es posible integrarlo en la gestión del día a día del negocio.
Vamos con las prácticas que se recomiendan:
- Mantenimiento de un calendario de obligaciones laborales, fiscales y mercantiles.
- Revisión de contratos y pólizas al menos una vez al año.
- Actualizar la política de privacidad y condiciones de contratación.
- Conservar facturas, justificantes y correspondencia de manera ordenada
- Formación al equipo en prevención, protección de datos y atención al cliente.
- Revisión de la situación de la empresa después de cambios relevantes.
- Pedir asesoramiento antes de tomar decisiones que puedan tener un gran impacto legal o fiscal.
Cumplir la normativa es una inversión
Las normas hay que tener claro que no pueden ser un obstáculo para el desarrollo de la empresa. Hay que verlas como unas herramientas con las que se puede operar con seguridad, protegiendo el negocio y generando confianza entre trabajadores, clientes, proveedores e inversores.
Cada compañía tiene una serie de necesidades diferentes dependiendo de la actividad, el tamaño o la estructura; por este motivo, lo mejor es analizar cada caso y adaptarse a sus necesidades.
