Cuando llega el momento de la elección de un buen software de recursos humanos, existen algunas consideraciones a valorar. A veces la mejor solución no se ajusta a las necesidades de la empresa. Vamos a conocer más al respecto.
¿Qué es un software de recursos humanos?
Aquí, hay que comenzar por el inicio, hablamos de que un software de recursos humanos es una herramienta digital que se usa para gestionar alguna clase de proceso que se ha vinculado a dicho sector.
Clases
Existen una serie de criterios, como nos recomiendan kairoshr.es para la definición de los diferentes tipos de software que podemos encontrar en el mercado, vamos a ver los más importantes.
Tipos
Por la situación de la solución informática
Local
Es instalado en los servidores de la misma empresa y se pueda acceder mediante la red interna.
En la nube
Podemos acceder mediante Internet y es alojado en servidores externos.
Por la clase de pago
De pago único: se compra por un solo pago y es posible usarlo de manera ilimitada.
De subscripción: pagamos una cuota periódica por la utilización del software.
Gratuito: es posible usarlo de manera gratuita, pero puede contar con limitaciones cuando hablamos de funcionalidades o para almacenar los datos.
Por su funcionalidad
Gestión de reclutamiento: se le llama también Ats, estando enfocado a la gestión del proceso selectivo delos candidatos, desde su publicación hasta la contratación.
Gestión de formación: la tenemos orientada a la gestión operativa de las capacitaciones de la empresa, así como para la asignación o el seguimiento de los presupuestos o los planes formativos.
Y hay muchos más que puedes conocer profundizando más.
¿Cómo elegir el software de recursos humanos que más se adecúe?
Existen tres etapas importantes de cara a la elección de un buen software de recursos humanos para la organización.
Identificación de las necesidades y los requerimientos de la compañía
Lo primero es hacer un análisis de los procesos y tareas que se hacen en el departamento de recursos humanos de cara a saber cuáles de ellos van a poder digitalizarse de cara a la mejora de la eficiencia y la productividad.
Para poder conocer bien y proceder a la identificación de los procesos, es bueno que se evalúe exhaustivamente las tareas que se hagan en el departamento, desde gestionar nóminas hasta la misma evaluación del desempeño o la gestión de los mismos beneficios.
Fundamental que se involucre a los miembros del equipo en dicho proceso para estar seguro de que se van a poder identificar las necesidades que se tengan.
En cuanto se identifiquen los procesos y las tareas que puedan ser digitalizados, hay que darles prioridad para saber cuáles van a ser los de mayor importancia y los secundarios.
De esta forma vas a poder enfocar los esfuerzos en los procesos que sean más críticos y así asegurarte de que el software de RR.HH, que elijas va a cubrir las necesidades de forma efectiva.
Investigación de los distintos proveedores
En cuanto que sepas bien las necesidades que tienes, es fundamental saber las opciones que tienes en el mercado. Por todo ello, es posible buscar en la red de redes, así como consultar con otros profesionales el sector o buscar asesoramiento con un experto en la tecnología de Recursos Humanos.
La funcionalidad de cada software
Una etapa importante para que estés seguro de que el software cuenta con las funcionalidades precisas para la cobertura de las necesidades.
Facilidad de uso y la compatibilidad con las herramientas existentes
Verificación de que el software sea fácil de usar y que se podrá integrar sin que haya problemas con los sistemas y procesos que haya.
Soporte técnico y la seguridad
Esto hace que sea importante hacer la evaluación del soporte técnico que nos ofrecerá el proveedor del software, así como la seguridad que nos va a ofrecer sobre la protección de los datos y de la privacidad por parte de los trabajadores.
Opiniones de la clientela
Aquí hay plataformas como por ejemplo Trustpilot que nos dan información de gran valor sobre el grado a nivel de satisfacción de la cliente actual de cada proveedor en cuestión.
Lo mejor es que des prioridad a las opiniones de la clientela de sectores que sean parecidos al de tu empresa, pues son ellos los que pueden acabar teniendo una serie de problemas similares a los tuyos.
Coste y retorno de inversión
Finalizamos con la recomendación de hacer una evaluación del coste del software en la modalidad de pago y el retorno de la inversión que puede ofertar a tu empresa.